TIPOS DE SISTEMA DE INFOMACIÓN
Ahora que comprende los procesos de
negocios, es tiempo de analizar con más detalle la forma en que los sistemas de
información dan soporte a dichos procesos en una empresa. Puesto que hay
distintos intereses, especialidades y niveles en una organización, hay
distintos tipos de sistemas. Ningún sistema individual puede proveer toda la
información que necesita una organización.
Un sistema de información
es un grupo de elementos utilizados para la administración de datos, los
cuales se encuentran coordinados entre sí para su uso ulterior. Estos
elementos, además, fueron concebidos con el objeto de lograr un determinado
fin.
Desde el punto de vista empresarial, los sistemas de información tienen
como propósito perfeccionar las actividades llevadas a cabo en una
organización, y así alcanzar ventajas competitivas.
Una empresa común también tiene
distintos sistemas que dan soporte a las necesidades de toma de decisiones de
cada uno de los principales grupos administrativos que describimos en el
capítulo 1. La gerencia operacional, la gerencia de nivel medio y la gerencia
de nivel superior utilizan sistemas para dar soporte a las decisiones que deben
tomar para operar la compañía. Veamos estos sistemas y los tipos de decisiones
que soportan.
SISTEMAS PARA DISTINTOS GRUPOS GERENCIALES.- Una empresa de negocios tiene sistemas para dar soporte
a los distintos grupos de niveles de administración. Estos sistemas incluyen
sistemas de procesamiento de transacciones (TPS), sistemas de información
gerencial (MIS), sistemas de soporte de decisiones (DSS) y sistemas para inteligencia
de negocios (BIS).
SISTEMAS DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES.- Los Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS)
proveen este tipo de información, un sistema de procesamiento de transacciones
es un sistema computarizado que efectúa y registra las transacciones diarias de
rutina necesarias para realizar negocios, como introducir pedidos de ventas,
reservaciones de hoteles, nómina, registro de empleados y envíos.
Los gerentes necesitan el TPS para
supervisar el estado de las operaciones internas y las relaciones de la empresa
con el entorno externo. Los TPS también son importantes productores de
información para los otros sistemas y funciones de negocios. Por ejemplo, el
sistema de nómina que se ilustra en la figura 2-2 junto con otro TPS de contabilidad,
suministra datos al sistema de contabilidad general de la compañía, el cual es
responsable de mantener los registros de ingresos y gastos de la empresa, y de
producir informes como estados de ingresos y hojas de balance. También
suministra los datos del historial de pagos de los empleados para el cálculo
del seguro, pensión y otros beneficios para la función de recursos humanos de
la empresa, además de los datos sobre los pagos de los empleados para las
agencias gubernamentales, como el Servicio Interno de Ingresos (IRS) y la
Administración del seguro social.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL PARA EL SOPORTE DE DECISIONES.- Definimos los sistemas de información gerencial como
el estudio de los sistemas de información en los negocios y la administración.
El término sistemas de información gerencial (MIS) también designa una
categoría específica de sistemas de información que dan servicio a la gerencia
de nivel medio. Los MIS proveen a los gerentes de este nivel reportes sobre el
desempeño actual de la organización. Esta información se utiliza para
supervisar y controlar la empresa, además de predecir su desempeño en el
futuro.
Los MIS sintetizan e informan sobre
las operaciones básicas de la compañía mediante el uso de datos suministrados
por los sistemas de procesamiento de transacciones. Los datos básicos de las
negociaciones que proporcionan los Sistemas de Protección de Alertas (TPWS) se
comprimen y, por lo general, se presentan en informes que se producen en un
itinerario regular. En la actualidad, muchos de estos reportes se entregan en línea.
La figura 2-3 muestra cómo un MIS típico transforma los datos a nivel de
transacción que provienen del procesamiento de pedidos, la producción y la
contabilidad, en archivos de MIS que se utilizan para proveer informes a los
gerentes. La figura 2-4 muestra un ejemplo de un informe de este sistema.
En contraste, los sistemas de soporte
de decisiones (DSS) brindan apoyo a la toma de decisiones que no es rutinaria.
Se enfocan en problemas que son únicos y cambian con rapidez, para los cuales
el proceso para llegar a una solución tal vez no esté por completo predefinido
de antemano. Tratan de responder a preguntas como éstas: ¿Cuál sería el impacto
en los itinerarios de producción si se duplicaran las ventas en el mes de
diciembre? ¿Qué ocurriría con nuestro rendimiento sobre la inversión si se
retrasara el itinerario de una fábrica por seis meses? Aunque los DSS usan
información interna de los TPS y MIS, a menudo obtienen datos de fuentes
externas, como los precios actuales de las acciones o los de productos de los
competidores. Estos sistemas usan una variedad de modelos para analizar los
datos y están diseñados de modo que los usuarios puedan trabajar con ellos de
manera directa. Un DSS interesante, pequeño pero poderoso, es el sistema de
estimación de viaje de la subsidiaria de una gran compañía de metales
estadounidense, que existe en esencia para transportar cargas a granel de
carbón, aceite, minerales y productos terminados para su empresa matriz.
El sistema puede responder a preguntas
tales como ésta: dado el itinerario de entrega de un cliente y una tarifa de
flete ofrecida, ¿qué buque se debe asignar y a qué tarifa para maximizar las
ganancias? ¿Cuál es la velocidad óptima a la que un buque específico puede
aumentar su utilidad sin dejar de cumplir con su itinerario de entrega? ¿Cuál
es el patrón ideal de carga para un barco destinado a la Costa Oeste de Estados
Unidos, proveniente de Malasia? La figura 2-5 ilustra el DSS que se creó para
esta compañía. El sistema opera sobre una computadora personal de escritorio y
provee un sistema de menús que facilitan a los usuarios los procesos de
introducir los datos u obtener información.
Todos los sistemas gerenciales que
acabamos de describir son sistemas para inteligencia de negocios (BIS). La
inteligencia de negocios es un término contemporáneo que se refiere a los datos
y herramientas de software para organizar, analizar y proveer acceso a la
información para ayudar a los gerentes y demás usuarios empresariales a tomar
decisiones más documentadas. En los capítulos 6 y 12 encontrará más instrucción
sobre la inteligencia de negocios.
Los sistemas de apoyo a ejecutivos
(ESS) ayudan a la gerencia de nivel superior a tomar estas resoluciones. Se
encargan de las decisiones no rutinarias que requieren de juicio, evaluación y
perspectiva, debido a que no hay un procedimiento acordado de antemano para
llegar a una solución. Los ESS presentan gráficos y datos de muchas fuentes a
través de una interfaz sencilla de manejar para los gerentes de nivel superior.
A menudo la información se ofrece a los altos ejecutivos por medio de un
portal, el cual utiliza una interfaz Web para presentar contenido de negocios
personalizado e integrado. En el capítulo 11 aprenderá más sobre otras
aplicaciones de los portales. Los ESS están diseñados para incorporar datos
sobre eventos externos, como leyes fiscales o competidores nuevos, pero también
obtienen información sintetizada proveniente de sistemas MIS y DSS. Filtran,
comprimen y rastrean datos críticos, para mostrar la información de mayor importancia
a los gerentes de nivel superior. Dichos sistemas incluyen cada vez en mayor
grado los análisis de inteligencia de negocios para analizar tendencias,
realizar pronósticos y “desglosar” los datos para obtener mayores niveles de
detalle.
SISTEMAS PARA ENLAZAR LA EMPRESA:
Al repasar todos los distintos tipos
de sistemas que acabamos de explicar, tal vez se pregunte cómo es que una
empresa puede administrar toda la información en estos distintos sistemas.
Quizás se pregunte también qué tan costoso sea mantener tantos sistemas
diferentes. Y podría incluso preguntarse cómo es que todos estos sistemas
comparten la información y cómo pueden tanto los gerentes como los empleados
coordinar su trabajo. De hecho, todas estas preguntas son importantes para las
empresas en la actualidad.
APLICACIONES EMPRESARIALES.- Una solución es implementar aplicaciones empresariales:
sistemas que abarcan áreas funcionales, se enfocan en ejecutar procesos de
negocios a través de la empresa comercial e incluyen todos los niveles
gerenciales. Las aplicaciones empresariales ayudan a los negocios a ser más
flexibles y productivos, al coordinar sus procesos de negocios más de cerca e
integrar grupos de procesos, de modo que se enfoquen en la administración
eficiente de los recursos y en el servicio al cliente.
Existen cuatro aplicaciones
empresariales importantes: sistemas empresariales, sistemas de administración
de la cadena de suministro, sistemas de administración de las relaciones con
los clientes y sistemas de administración del conocimiento. Cada una de estas
aplicaciones empresariales integra un conjunto relacionado de funciones y
procesos de negocios para mejorar el desempeño de la organización como un todo.
La figura 2-6 muestra que la arquitectura para estas aplicaciones empresariales
abarca procesos que cubren toda la compañía y, en ciertos casos, se extienden
más allá de la organización hacia los clientes, proveedores y otros socios de
negocios clave.
APORTE.- Encontrando algunos tipos de sistema
de información
Hoy día conviven
una gran variedad de sistemas, cada uno de ellos diseñado con un fin concreto.
Algunos de los más destacados son:
- Sistemas de información
administrativa (MIS). El Management Information System (MIS) se encarga
de proporcionar la información relevante a la gerencia de la empresa,
sobre la situación general de la organización.
- Sistemas de apoyo a
ejecutivos (EIS). Esta herramienta está diseñada para extraer información clave para
alcanzar los objetivos estratégicos de la empresa.
- Sistemas para la toma de
decisiones en grupo (GDSS). A diferencia del DSS, el Group Decision Support Systems permiten
compartir la información entre los miembros del equipo, para que puedan
trabajar en grupo y tomar decisiones conjuntas.
- Sistemas expertos de
soportes a la toma de decisiones (EDSS). Estos sistemas se basan en
el conocimiento de áreas específicas y actúan como consultores expertos.
Además de estos
recursos, también puedes encontrar otros que recopilan información con el
objetivo de mejorar las estrategias corporativas, gestionar y conocer la
contabilidad y finanzas empresariales, mejorar la gestión del personal o
mejorar la relación con los clientes. Cada vez es más habitual la creación de
sistemas de información integrales, conocidos como E.R.P. ( Enterprise
Resource Planning – planificación de recursos empresariales), que recopilan, analizan y transmiten información
referente a diferentes campos. Este software integra procesos de producción,
ventas, logística, gestión de proyectos o la contabilidad de la empresa, con el
fin de mejorar la gestión empresarial, reducir tiempos y costes y favorecer la
competitividad de la organización.
